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Das ist bestimmt kein Zufall … Gut zwei Drittel aller mittelständischen Unternehmen hat kein automatisiertes Mahnverfahren (Quelle). Etwa der gleiche Anteil von Unternehmen musste bereits Forderungsausfälle verkraften (Quelle). Und knapp die Hälfte der befragten Mittelständler fürchten bei einem Zahlungsausfall ihres größten Kunden selbst in finanzielle Schwierigkeiten zu geraten (Quelle).

Die Zahlen zeigen, wie schizophren der Umgang mit Kundenforderungen bei vielen Unternehmen ist. Auf der einen Seite ist zumindest die Angst vor hohen Ausfällen präsent. Auf der anderen Seite wird recht lax mit offenen Kundenforderungen umgegangen. Dabei lässt sich mit Forderungsmanagement der Schaden effektiv begrenzen.

 

Vorteile eines Forderungsmanagements:

  1. Es verbessert und sichert die Unternehmensliquidität, weil auch das Geld von säumigen Zahlern (schneller) eingeht.
  2. Kreditlinien müssen weniger beansprucht werden, weil weniger Geld in Forderungen gebunden ist. Das senkt die Zinskosten, erhöht den Gewinn und wirkt sich positiv auf die Bilanzstruktur aus.
  3. Forderungsausfälle lassen sich in vielen Fällen vermeiden, was sich ebenfalls positiv auf den Ertrag auswirkt. Denn nur bezahlter Umsatz bringt Gewinn.
  4. Der Aufwand für ein effektives Forderungsmanagement ist überschaubar. Im Vergleich zu dem Aufwand, der notwendig wird um Forderungsausfälle durch zusätzlichen Umsatz auszugleichen, ist er verschwindend gering.

 

Aufbau des Forderungsmanagements

Forderungen entstehen, wenn Kunden ihre Waren bzw. erhaltene Leistungen nicht bar bezahlen, sondern erst nachdem sie dafür vom Lieferanten eine Rechnung bekommen haben. Diese ist dann spätestens bis zu dem angegebenen Termin zu bezahlen. Damit geben Lieferanten ihren Kunden einen Kredit.

Ein präventives Forderungsmanagement steuert den Umgang mit Forderungen von Anfang an. Das beginnt mit der Frage, unter welchen Umständen Forderungen überhaupt entstehen dürfen bis hin zu der Anweisung, was bis zum tatsächlichen Geldeingang wann und wie zu tun ist.

Damit Forderungsmanagement von Anfang bis Ende funktioniert, sind 6 Schritte notwendig:

Forderungs-Management

 

1. Prüfung der Kreditwürdigkeit des (künftigen) Kunden…

Forderungsmanagement beginnt schon bevor überhaupt eine Forderung entsteht. Spätestens wenn Sie konkrete Auftragsverhandlungen führen, sollten Sie die Kreditwürdigkeit Ihres potentiellen Kunden hinterfragen. Dafür gibt es Auskunfteien wie Creditreform oder Bürgel, die die Zahlungsfähigkeit von Unternehmen und Gewerbetreibenden überprüfen und bewerten.

Aber auch über Ihre Hausbank können Sie Auskünfte direkt von der Bank Ihres Geschäftspartners einholen. Fragen Sie am besten danach, ob ihr Kunde für einen konkreten Kreditbetrag (voraussichtliches Geschäftsvolumen) „gut ist“. Üblicherweise gibt es dafür standardisierte Anfrage-Vorlagen bei der Bank.

Und natürlich beobachten Sie das Zahlungsverhalten Ihrer bestehenden Kunden. Nutzen sie ggf. Skonti aus? Zahlen sie regelmäßig innerhalb der festgelegten Zahlungsziele? Oder müssen Sie regelmäßig an die Zahlung erinnern?

… und Einordnung in Bonitätsklassen

Danach ordnen Sie ihre Kunden eine entsprechenden Bonitätsklassen zu. Beispielsweise so:

  • Hohe Kreditwürdigkeit – untadelige Auskünfte, nutzt regelmäßig Skonti aus.
  • Durchschnittliche Kreditwürdigkeit – Auskünfte mit Einschränkungen in einzelnen Punkten, zahlt gewöhnlich innerhalb des Zahlungsziels.
  • Zweifelhafte Kreditwürdigkeit – Auskünfte mit Einschränkung, Zahlungserinnerungen immer wieder notwendig.

Sie können natürlich mehr oder weniger stark differenzieren. Je mehr Gruppen desto aufwändiger die Zuordnung. Mehr als 4 Gruppen machen in der Regel wenig Sinn. Kommen Sie zu dem Schluss, dass der Interessent nicht kreditwürdig ist, arbeiten Sie am besten nur gegen Vorkasse oder brechen die Verhandlungen ab.

„Liquidität geht vor Rentabilität“

Für jede dieser Gruppen legen Sie jetzt fest, bis zu welcher Höhe Sie offene Forderungen je Schuldner akzeptieren. In der praktischen Umsetzung steht da oft ein handfester Interessenkonflikt zwischen einem möglichen lukrativen Auftrag einerseits und den Anforderungen des Kunden an möglichst lange Zahlungsziele andererseits. Der lässt sich dann immer nur im Einzelfall entscheiden und ist nicht zuletzt vom Bauchgefühl des Chefs abhängig. Bieten Sie Ihrem Kunden lieber Skonti bei schneller Bezahlung, anstatt lange Zahlungsfristen zu akzeptieren. Im Zweifelsfall sollte gelten: Liquidität geht vor Rentabilität.

2. Vertragsgestaltung

Mit einer cleveren Vertragsgestaltung sparen Sie sich später unnötigen Ärger wegen Uneinigkeiten hinsichtlich der Bezahlung. Legen Sie von vornherein fest, wann Rechnungen geschrieben werden. Bei größeren und/oder längerfristig laufenden Aufträgen ist es sinnvoll An- und Teilzahlungsrechnungen zu vereinbaren. Sie müssen ja erstmal das für den Auftrag notwendige Material und die darin eingebundenen Mitarbeiter laufend bezahlen. Stellen Sie die Rechnung erst nach Beendigung des Auftrags, ist viel Geld über lange Zeit gebunden, das an anderer Stelle fehlt. Außerdem Sie können Sie, solange der Auftrag noch nicht fertig abgearbeitet ist, leichter Druck auf Ihren Kunden ausüben. Zahlt er nicht, arbeiten Sie nicht weiter.

Schuldner suchen gerne nach Gründen, um Zahlungen weiter hinauszögern zu können. Schließen Sie solche Gründe von vornherein aus. Ein Beispiel: Muss eine Rechnung korrigiert werden, bleibt der ursprüngliche Zahlungstermin fest. Die Zahlungsfrist beginnt nicht von vorne.

3. Rechnungsstellung

Rechnungen schreiben? Steht erstmal hintenan. Genauso dachte ich anfangs. Wichtiger ist doch, die Aufträge schnell und super zu erledigen. Dann sind meine Kunden zufrieden. Rechnungen schreiben kann ich am nächsten Tag auch noch. Aber ohne Rechnung kommt kein Geld.

„Ohne Rechnung kommt kein Geld“.

Sorgen Sie dafür, dass Rechnungen sofort geschrieben werden, sobald die vereinbarten Voraussetzungen dafür gegeben sind. Standardisierte Arbeitsabläufe und Rechnungsvorlagen helfen, fehlerfreie Rechnungen zu schreiben. Damit nehmen Sie Ihrem Kunden die Chance, die Bezahlung wegen Formfehler unnötig zu verzögern.

4. Zahlungsabwicklung

In vielen Unternehmen werden die Zahlungseingänge nur sporadisch kontrolliert. So fällt es auch nicht gleich auf, wenn fällige Zahlungen noch nicht auf dem Konto sind. Kontrollieren Sie daher täglich die Zahlungseingänge und gleichen sie mit den fälligen Forderungen ab. Wenn Sie dafür ein entsprechendes ERP– oder Buchhaltungssystem nützen können – umso besser.

Oft komme ich aber in Unternehmen, wo es nichts dergleichen gibt und Liquiditätsplanung ein Fremdwort ist. Dafür hat sich meine Excel-Vorlage „Forderungsmanagement und Liquiditätsplanung“ bewährt. Damit haben Sie nicht nur Ihre fälligen Forderungen, sondern auch ihre eignen Zahlungsverpflichtungen immer im Blick. Zudem fließen diese Daten automatisch in eine kurzfristige Gesamt-Liquiditätsplanung ein.

Hier können Sie sich die Excel-Vorlage „Forderungsmanagement und Liquiditätsplanung“ kostenlos herunterladen. Die Handhabung ist einfach und wird in der Datei direkt erklärt.

5. Mahnen und Inkasso

Ist das auch für Sie der unangenehmste Teil in der Geschäftsbeziehung? Für mich schon. Aber es hilft ja nichts: Die Alternative wäre nichts tun und zusehen wie die anderen Gläubiger ihr Geld bekommen.  So ist es mir einmal ergangen. Seitdem bin ich konsequent. Ist die Zahlungsfrist abgelaufen frage ich telefonisch nach, ob es Probleme mit meiner Rechnung gibt. Meistens wurde nur vergessen rechtzeitig zu zahlen und das Geld kommt dann umgehend.

Fingerspitzengefühl gepaart mit Konsequenz hilft bei der Lösung von Konflikten“

Tut sich nach dem Anruf aber nichts, schicke ich eine schriftliche Zahlungsaufforderung mit neuer Zahlungsfrist. Und dem Hinweis, dass ich nach Verstreichen dieser Frist einen Anwalt mit dem Einzug meiner Forderung beauftrage. Was für den Schuldner zusätzliche Kosten verursacht. Mein Anwalt meint zwar ich könnte mir die Zwischenschritte sparen, weil nach aktuellem Recht der Schuldner vier Wochen nach Fälligkeit der Forderung automatisch in Verzug ist. Zumindest im B2B -Bereich muss nicht gesondert darauf hingewiesen werden. Ich finde aber ein entsprechendes Signal im Vorfeld nur fair gegenüber meinem Geschäftspartner.  Prinzipiell hilft Fingerspitzengefühl gepaart mit Konsequenz bei der Lösung des Konflikts.

Am Anfang meiner Selbständigkeit bin ich immer mal wieder auf offenen Rechnungen sitzen geblieben. Seit ich aber das beschriebene Forderungsmanagement praktiziere, hatte ich keine Ausfälle mehr.

Wenn Sie keine Lust haben, sich mit Mahnungen und Inkasso zu belasten, können Sie entweder Ihre Forderungen verkaufen (Full-Service-Factoring) oder die Rechnungen an ein Inkassobüro zum Einzug übergeben.

6. Prüfen und reagieren

Wissen Sie, wie lange Ihre Kunden durchschnittlich brauchen, um Ihre Rechnungen zu bezahlen?

Für Banken ist die Debitorenlaufzeit (durchschnittliches Alter der Forderungen) ein Faktor, der in die Kreditwürdigkeitsprüfung ihrer Firmenkunden einfließt. Ist die Debitorenlaufzeit überdurchschnittlich hoch, steigt das Risiko von Forderungsausfällen und damit die Insolvenzgefährdung des Unternehmens. Außerdem weisen hohe Außenstände auf eine mangelhafte Unternehmensführung hin. Beides verschlechtert die Ratingeinstufung deutlich.

Und die Debitorenlaufzeit zu berechnen, setzen Sie die Kundenforderungen in Relation zum Umsatz. Die Berechnungsformel lautet:

 

Forderungsbestand / Brutto-Umsatzerlöse (inkl. MwSt.) * 360 Tage = Debitorenlaufzeit in Tagen

 

Liegt das Ergebnis deutlich über dem üblicherweise eingeräumten Zahlungsziel, ist das Forderungsmanagement insgesamt mangelhaft. Es ist höchste Zeit für ein effektives Forderungsmanagement wie soeben beschrieben.

Höher als ein Monatsumsatz sollte die durchschnittliche Debitorenlaufzeit keinesfalls sein. Sonst schrillen bei Banken und Auskunfteien sofort die Alarmglocken. Dann kommen Sie nur schwer oder gar nicht mehr an Kredite, mit denen Sie einen Liquiditätsengpass überbrücken könnten.

Kosten von Forderungsausfällen

Auf rund 100 Milliarden Euro belief sich der Schaden für deutsche Unternehmen durch nicht bezahlte Rechnungen im Jahr 2017 (Quelle). Und das in einem konjunkturell prosperierenden Jahr. Schwächt sich die Konjunktur ab, werden mehr Unternehmen Probleme bekommen, ihre Rechnungen zu bezahlen. Der Schaden aus Forderungsausfällen wird noch höher werden.

Das zeigt, dass Forderungen und säumige Schuldner nicht auf die leichte Schulter genommen werden dürfen. Der Aufwand, der für präventives Forderungsmanagement im Unternehmen anfällt, ist gering im Vergleich zu dem Aufwand, der notwendig wird, um den Schaden aus nicht bezahlten Rechnungen durch entsprechenden Mehrumsatz auszugleichen.

Bei einer Umsatzrendite von beispielsweise 7 % müssen Sie bei einem Forderungsausfall von 10.000 € fast 143.000 € Mehrumsatz machen um den Verlust wieder reinzuholen. Bei einer Umsatzrendite von 5 % sind schon 200.000 € dafür notwendig.

Fazit

Schuldner, die nur schleppend oder gar nicht bezahlen, können gerade kleine Unternehmen schnell in eine existenzielle Schieflage bringen. Es braucht enorme Anstrengungen, um den Schaden wieder auszugleichen, den Forderungsverluste anrichten.

Ein effektives Forderungsmanagement ist dagegen ohne großen Aufwand umsetzbar. Wird systematisch danach gearbeitet, werden verspätete Zahlungseingänge sofort erkannt und können konsequent verfolgt werden. Zudem lassen sich „faule“ Schuldner schneller identifizieren und aussondern.

Schieben Sie es also nicht weiter vor sich her, ein Forderungsmanagementsystem einzuführen. Im ersten Schritt können Sie dazu meine bewährte Excel-Vorlage „Forderungsmanagement und Liquiditätsplanung“ kostenlos herunterladen.

Hier können Sie sich die Excel-Vorlage „Forderungsmanagement und Liquiditätsplanung“ kostenlos herunterladen. Die Handhabung ist einfach und wird in der Datei direkt erklärt.
Elfriede Hübner

Elfriede Hübner

Mehr als ein Jahrzehnt war Elfriede Hübner für Kreditentscheidungen bei Banken verantwortlich.

Jetzt hilft sie Unternehmen, die eigenen Stärken ins richtige Licht zu rücken. Denn nicht nur die nackten Zahlen sind entscheidend, ob ein Unternehmen Kredit bekommt oder nicht.