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Es soll ja Menschen geben, die denken sofort an Erbsenzähler und Ärmelschoner, sobald sie „Controlling“ hören. Oder an Kontrolle. Aber Controlling ist weder das eine noch das andere.

Ein passendes Controlling-System liefert die unverzichtbaren Koordinaten, um ein Unternehmen sicher steuern zu können. Und das ist in stürmischen Zeiten besonders wichtig.

Vor allem in kleinen Unternehmen glaubt man aber immer noch, auf Controlling verzichten zu können. Verantwortlich dafür sind weit verbreitete Vorurteile, die sich hartnäckig in manchen Köpfen festgesetzt haben.

 

1. Irrtum: Controlling ist nur Erbsenzählen

Controlling ist mehr, als im stillen Kämmerlein mit Zahlen zu jonglieren. Es ist vorwärts gerichtet und beschäftigt sich mit den Zielen des Unternehmens und wie diese erreicht werden können.

Mein Ziel ist es, in drei Jahren mindestens 2/3 meines Umsatzes mit Dienstleistungs-Bausteinen zum Festpreis übers Internet zu machen.

Natürlich lässt sich dieses Vorhaben nicht von heute auf morgen realisieren. Dafür müssen erstmal die notwendigen Voraussetzungen geschaffen werden und das Ganze muss dann noch wachsen.

 

Große Ziele in Zwischenschritten erreichen

Um mich aber in der Zwischenzeit nicht zu verheddern und dabei mein Ziel aus den Augen zu verlieren, habe ich dieses große Ziel in überschaubare Teilziele zerlegt.

Dies entspricht dem Prinzip des Controllings, das sich aufteilt in:

  • Strategisches Controlling, das auf die langfristigen Unternehmensziele ausgerichtet ist. Welche Stärken und Wettbewerbsvorteile hat das Unternehmen und wie kann es sich damit am Markt am besten positionieren?Ein einfaches aber wirksames Hilfsmittel, um eine passende strategische Ausrichtung zu finden, ist die SWOT-Analyse.
  • Operatives Controlling, das die strategische Ausrichtung auf kurzfristige Zwischenziele (z.B. Jahresziele) herunterbricht. Der laufende Vergleich zwischen den geplanten und den tatsächlich erreichten Zwischenzielen zeigt, ob das Unternehmen noch auf Kurs ist, oder ob Korrekturen notwendig sind.

 

2. Irrtum: Planen ist wie Luftschlösser bauen

Nach dem Motto „Papier ist geduldig und es kommt sowieso anders als geplant“  verzichten manche Unternehmen ganz auf Planung.  Schriftlich fixierte Planzahlen sind aber eine Grundvoraussetzung für Controlling.

Damit wir uns richtig verstehen:  Es geht nicht darum, die Planzahlen mit aller Gewalt eins zu eins zu erreichen. Das lässt sich sowieso nicht realisieren.  Durch den laufenden Abgleich zwischen Soll- und Ist-Zahlen lässt sich aber schnell und einfach erkennen, ob das Unternehmen noch auf Kurs ist. Wenn nicht, können notwendige Kurskorrekturen eingeleitet und heraufziehende Krisen umschifft werden.

Nur wer sein Ziel kennt, findet den Weg
(Laotse)

Ohne Controlling realisieren Unternehmen Probleme erst, wenn die Krise direkt vor der Tür steht.  Der Aufwand ist dann deutlich höher aus dem Dilemma zu kommen – viel zu oft gelingt das gar nicht.

 

3. Irrtum: Controlling lohnt sich nur für große Unternehmen

Den laufenden Abgleich zwischen den gesteckten Zielen und der tatsächlichen Entwicklung braucht jedes Unternehmen, unabhängig von seiner Größe. Instrumente und Umfang müssen  den jeweiligen Anforderungen angepasst werden. Das Prinzip ist aber für alle gleich.

Wichtige Zielgrößen wählen

Auch das kleinste Unternehmen braucht ein Mindestmaß an Zielgrößen wie Umsatz- und Ertragsplanung. Selbst ein Freiberufler, der im Home-Office arbeitet und keine Mitarbeiter beschäftigt, muss mit seiner Arbeit den Lebensunterhalt und vielleicht noch den seiner Familie verdienen. Er muss wissen, wieviel Geld er Monat für Monat mindestens braucht. Und wie er an die dafür notwendigen Aufträge kommt.

Controlling von Anfang an

In kleinen Unternehmen sind die Strukturen noch überschaubar. Geeignete Controlling-Instrumente lassen sich ohne großen Aufwand einführen und entsprechend anpassen, sobald sich die Anforderungen ändern. Wird Controlling erst eingeführt, wenn das Unternehmen bereits eine gewisse Größe und komplexe Strukturen hat, bedeutet das einen ungleich höheren Aufwand an Zeit, Geld und Nerven.

 

4. Irrtum: Für Controlling haben wir keine Zeit

Viele Unternehmer reiben sich im Tagesgeschäft regelrecht auf. Hauptsache der Laden brummt und es sind immer genügend Aufträge da. Für Planung und Plan-/Ist-Vergleich bleibt vermeintlich keine Zeit. Wichtig scheint nur, die hereinkommenden Aufträge möglichst schnell abzuarbeiten.

Leider merkt mancher vor lauter Hektik oft viel zu spät, dass trotz toller Auftragslage unterm Strich nichts übrig bleibt, schlimmstenfalls sogar noch draufgezahlt wird.

Sehen was sich lohnt

Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung erlauben die Zuordnung der Kosten dort wo sie entstehen.

So erkennen Sie, was an einem Auftrag tatsächlich hängen bleibt.

Unrentable Aufträge können Sie rechtzeitig identifizieren und ablehnen.

Das schont die Ressourcen im Unternehmen und gibt den notwendigen Freiraum, um die Entwicklung des Unternehmens aktiv zu gestalten. Andernfalls wird das Unternehmen vom Markt getrieben – vielleicht sogar in eine Richtung, in die es gar nicht will.

 

5. Irrtum: Ich hab ohnehin alles im Kopf

Mit dieser Aussage bringen Sie jede Finanzierungsverhandlung zum Platzen. Versprochen! Deshalb bekommen Sie auch ohne Controlling keinen Kredit.

Davon abgesehen gibt es überzeugende Argumente, warum es nicht gut ist, alles nur „im Kopf zu haben“, selbst wenn Ihnen das tatsächlich gelingen sollte.

  • Ziele, die nicht schriftlich fixiert sind, sind nicht verbindlich. Bei Bedarf werden sie einfach geändert und den tatsächlichen Gegebenheiten angepasst. Damit werden sie wertlos.
  • Informationen, die nur im Kopf dokumentiert sind, sind für andere nicht zugänglich. Damit setzt sich der Unternehmer zusätzlich unter Druck. Da außer ihm niemand weiß, was im Unternehmen tatsächlich los ist, kann er kaum in Urlaub gehen und darf keinesfalls ungeplant ausfallen.
  • Es entlastet ungemein, Gedanken schriftlich zu fixieren. Der Kopf wird dadurch wieder frei und kann sich neuen Herausforderungen stellen. Außerdem kann nur ein freier Kopf tatsächlich auch mal abschalten. Und das ist gerade für Unternehmer, die den ganzen Tag viel um die Ohren haben, besonders wichtig.

Fazit

Controlling ist keine staubige Angelegenheit für Zahlenjongleurer, sondern bildet das Fundament für eine erfolgreiche Unternehmensführung.

Es schafft Entscheidungsgrundlagen, Indem es Unternehmensziele in Planrechnungen umsetzt, die erreichten Ist-Werte laufend überwacht und bei Bedarf Abweichungen analysiert.

Daher ist Controlling für alle Unternehmen wichtig, egal wie groß oder klein sie sind. Kein Unternehmer, keine Geschäftsführerin kann auf Controlling verzichten.

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Elfriede Hübner

Elfriede Hübner

Mehr als zehn Jahre war Elfriede Hübner für Kreditentscheidungen bei Banken verantwortlich.

Jetzt hilft sie Unternehmen und Selbständigen die eigenen Stärken bei Kreditverhandlungen ins richtige Licht zu rücken.

Sie weiß wie Banker ticken – und was sie brauchen, damit sie Kredite genehmigen können.