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Es soll ja Menschen geben, die denken sofort an Erbsenzähler und Ärmelschoner, sobald sie „Controlling“ hören. Oder an Kontrolle. Aber Controlling ist weder das eine noch das andere. Ein passendes Controlling-System liefert die unverzichtbaren Koordinaten, um ein Unternehmen sicher steuern zu können. Und das ist gerade in stürmischen Zeiten besonders wichtig.

Vor allem in kleinen Unternehmen glaubt man aber immer noch, auf Controlling verzichten zu können. Verantwortlich dafür sind weit verbreitete Vorurteile, die sich hartnäckig in manchen Köpfen festgesetzt haben.

 

1. Controlling ist nur Erbsenzählen

Controlling ist mehr, als im stillen Kämmerlein mit Zahlen zu jonglieren. Ein wirksames Controlling ist vorwärts gerichtet und beschäftigt sich mit den Zielen des Unternehmens und wie diese erreicht werden können.

Mein Ziel ist es, in 5 Jahren mindestens 2/3 meines Umsatzes mit Dienstleistungs-Bausteinen zum Festpreis übers Internet zu machen. Denn das gibt mir die Freiheit, von fast überall auf der Erde aus zu arbeiten. Natürlich lässt sich dieses Vorhaben nicht von heute auf morgen realisieren. Dafür müssen erstmal die notwendigen Voraussetzungen geschaffen werden und das Ganze muss dann noch wachsen. Um mich aber in der Zwischenzeit nicht zu verheddern und dabei mein Ziel aus den Augen zu verlieren, habe ich dieses große Ziel in überschaubare Teilziele zerlegt.

Controlling teilt sich auf in:

  • Strategisches Controlling, das auf die langfristigen Unternehmensziele ausgerichtet ist. Welche Stärken und Wettbewerbsvorteile hat das Unternehmen und wie kann es sich damit am Markt am besten positionieren? Ein einfaches aber wirksames Hilfsmittel, um eine passende strategische Ausrichtung zu finden, ist die SWOT-Analyse.
  • Operatives Controlling, das die strategische Ausrichtung auf kurzfristige Zwischenziele (z.B. Jahresziele) herunterbricht. Der laufende Vergleich zwischen den geplanten und den tatsächlich erreichten Zwischenzielen zeigt, ob das Unternehmen noch auf Kurs ist, oder ob Korrekturen notwendig sind.

Ein Unternehmen ohne Controlling ist wie ein Schiff, das ziellos auf hoher See treibt, denn: „Wer den Hafen nicht kennt, in den er segeln will, für den ist kein Wind der richtige.“ Seneca (1 – 65 n Chr.)

 

2. Planen ist wie Luftschlösser bauen

Nach dem Motto „Papier ist geduldig und es kommt sowieso anders als geplant“ verzichten manche Unternehmen ganz auf Planung. Schriftlich fixierte Planzahlen sind aber eine Grundvoraussetzung für Controlling.

Damit wir uns richtig verstehen: Es geht nicht darum die Planzahlen mit aller Gewalt eins zu eins zu erreichen. Das lässt sich sowieso nicht realisieren. Durch den laufenden Abgleich zwischen Soll- und Ist-Zahlen lässt sich aber schnell und sicher erkennen, ob das Unternehmen noch auf Kurs ist. Wenn nicht, können notwendige Kurskorrekturen frühzeitig eingeleitet und heraufziehende Krisen noch umschifft werden.

Ohne Controlling realisieren Unternehmen Krisen oft erst, wenn die Zahlungsunfähigkeit direkt vor der Tür steht. Der Aufwand wieder aus der Krise zu kommen ist dann unvergleichlich höher – viel zu oft gelingt es dann leider gar nicht mehr.

 

3. Controlling lohnt sich nur für große Unternehmen

Den laufenden Abgleich zwischen den gesteckten Zielen und der tatsächlichen Entwicklung braucht jedes Unternehmen, unabhängig von seiner Größe. Instrumente und Umfang müssen natürlich den jeweiligen Anforderungen angepasst werden, das Grundprinzip ist jedoch für alle gültig.

Auch das kleinste Unternehmen braucht ein Mindestmaß an Zielgrößen wie Umsatz- und Ertragsplanung. Selbst ein Freiberufler, der im Home-Office arbeitet und keine Mitarbeiter beschäftigt, muss mit seiner Arbeit vermutlich seinen Lebensunterhalt und vielleicht noch den seiner Familie verdienen und deshalb genau wissen wieviel Geld er Monat für Monat mindestens braucht und woher die dafür notwendigen Aufträge kommen sollen.

In kleinen Unternehmen sind die Strukturen und Tätigkeitsbereiche noch überschaubar. Geeignete Controlling-Instrumente lassen sich ohne großen Aufwand einführen und entsprechend anpassen, sobald sich die Anforderungen ändern. Wird Controlling erst eingeführt, wenn das Unternehmen bereits eine gewisse Größe und komplexe Strukturen hat, bedeutet das einen ungleich höheren Aufwand an Zeit, Geld und Nerven.

 

4. Für Controlling haben wir keine Zeit

Viele Unternehmer reiben sich im Tagesgeschäft regelrecht auf. Hauptsache der Laden brummt und es sind immer genügend Aufträge da. Für Planung und Überprüfung der Zielerreichung bleibt vermeintlich keine Zeit. Wichtig scheint nur, die hereinkommenden Aufträge möglichst schnell abzuarbeiten. Leider merkt man vor lauter Hektik oft erst viel zu spät, dass trotz toller Auftragslage unterm Strich nichts übrig bleibt oder schlimmstenfalls sogar noch draufgezahlt wird.

Eine sauber aufgesetzte Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung erlaubt eine weitgehend verursachungsgerechte Zuordnung der Kosten und zeigt, was an einem Auftrag tatsächlich hängen bleibt. Unrentable Aufträge können rechtzeitig identifiziert und abgelehnt werden. Das schont die Ressourcen im Unternehmen und gibt den notwendigen Freiraum, um die Entwicklung des Unternehmens aktiv zu gestalten. Andernfalls wird das Unternehmen vom Markt getrieben – vielleicht sogar in eine Richtung, in die es gar nicht will.

 

5. Ich hab ohnehin alles im Kopf

Mit dieser Aussage bringen Sie jede Finanzierungsverhandlung zum Platzen. Versprochen! Aber Controlling und Finanzierung ist sowieso ein besonderes Thema.
Davon abgesehen gibt es überzeugende Argumente, warum es nicht gut ist, alles nur „im Kopf zu haben“, selbst wenn Ihnen das tatsächlich gelingen sollte.

  • Ziele, die nicht schriftlich fixiert sind, sind nicht verbindlich. Bei Bedarf werden sie einfach geändert und den tatsächlichen Gegebenheiten angepasst. Damit werden sie wertlos.
  • Informationen, die nur im Kopf dokumentiert sind, sind für andere nicht zugänglich. Damit setzt sich der Unternehmer zusätzlich unter Druck. Da außer ihm niemand weiß, was im Unternehmen tatsächlich los ist, kann er kaum in Urlaub gehen und darf keinesfalls ungeplant ausfallen.
  • Es entlastet ungemein, Gedanken schriftlich zu fixieren. Der Kopf wird dadurch wieder frei und kann sich neuen Herausforderungen stellen. Außerdem kann nur ein freier Kopf tatsächlich auch mal abschalten. Und das ist gerade für Unternehmer, die den ganzen Tag viel um die Ohren haben, besonders wichtig.

Wie halten Sie es in Ihrem Unternehmen mit Controlling? Halten Sie Controlling für wichtig, gar für unverzichtbar oder meine Sie ohne auszukommen? Ich freue mich auf Ihren Kommentar.

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