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Geschafft! Thomas Müller lehnt sich entspannt zurück. Der letzte Messeauftritt war ein voller Erfolg. Danach hat er sich die Finger wund geschrieben und allen Interessenten die gewünschten Angebote geschickt. Jetzt müssen nur noch die Aufträge kommen.

Moment mal…! Was passiert, wenn alle Interessenten seine Angebote tatsächlich annehmen? Da würde seine Firma doch niemals mit der Produktion hinterherkommen.

Andererseits: wenn niemand sein Angebot annimmt? Dann müsste er dringend den Verkauf ankurbeln. Der aktuelle Auftragsbestand ist in spätestens drei Wochen abgearbeitet. Was für ein Dilemma.

Kommt Ihnen die Situation bekannt vor? Um wieviel einfacher wäre es doch, wenn Sie ungefähr wüssten, welche Angebote tatsächlich Aufträge würden. Aber dafür müssten Sie wohl Hellseher sein. Richtig?

Nein, nicht notwendig. Es gibt einen ganz einfachen Weg, um abzuschätzen was aus den abgegebenen Angeboten an Aufträgen herein kommen wird: Angebotscontrolling.

Das geht ganz einfach und kostet nicht viel Zeit. Laden Sie sich dafür die vorbereitete Excel-Datei herunter.

Es kommt wirklich nicht darauf an, ob Sie die Wahrscheinlichkeit, dass ein Auftrag kommt oder nicht, mit 70 oder 80% ansetzen. Ich selbst arbeite oft nur mit drei Szenarien: Mit 20% wenn ich eher nicht damit rechne, dass ich den Auftrag bekomme. Mit 50%, wenn die Chancen schwer einzuschätzen sind und wenn ich ein gutes Gefühl habe, nehme ich 80% Eintrittswahrscheinlichkeit an.

Natürlich kommt es vor, dass ich einen Auftrag, den ich als relativ sicher eingeschätzt habe, nicht bekomme. Andererseits bekomme ich eben auch Aufträge, bei denen ich mir wenige Chancen ausgerechnet habe.

Das klappt nicht nur bei mir. Das gilt auch für meine Kunden. Ich bin immer wieder begeistert, wie nahe die Prognosen am tatsächlichen Auftragsvolumen liegen.

Vertrauen Sie dabei ruhig auf Ihr Bauchgefühl. Je mehr Angebote Sie abgegeben, desto zuverlässiger werden Ihre Prognosen. Wenn Sie eine entsprechende Tabelle erstmal in Excel angelegt haben und die abgegebenen Angebote laufend eintragen, ist Angebotscontrolling wirklich nicht sehr aufwändig. Der Nutzen, den Sie für Ihr Unternehmen daraus haben, ist aber enorm.

Wobei hilft Ihnen Angebotscontrolling konkret?

1. Bei der Vertriebsplanung
Schauen wir uns das Dilemma von Thomas Müller genauer an. Würden tatsächlich allen Angebote zu Aufträgen führen, hätte seine Firma Probleme sie mit den vorhandenen Kapazitäten abzuarbeiten. Er müsste sofort alle Marketing- und Verkaufsanstrengungen einstellen um überhaupt hinterher kommen zu können.

Würden seine Angebote allerdings komplett ins Leere laufen, hätten seine Mitarbeiter im nächsten Monat nichts mehr zu tun und er könnte ihre Gehälter nicht mehr zahlen.

Das Ergebnis der bewerteten Angebote gibt eine gute Orientierung für die Vertriebs- und Verkaufsplanung. Denn gerade in kleinen Unternehmen ist es doch oftmals so, dass Marketing und Vertrieb eher vernachlässigt werden, wenn die Kapazitäten gerade voll ausgelastet sind. Richtig aktiviert werden diese erst wieder, wenn die Auftragslage mau ist. Dann dauert es eine Zeit bis wieder Vollauslastung herrscht. Und danach beginnt der Kreislauf von vorne.

2. Bei den Kapazitätsplanungen
Gerade produzierende Unternehmen brauchen für die Auftragsbearbeitung meist einen gewissen Vorlauf. Sind die notwendigen Maschinen und Anlagen tatsächlich frei, um die Aufträge im angeforderten Umfang und in der zugestandenen Zeit abarbeiten zu können? Rentiert sich die Anschaffung neuer Maschinen? Werden sie rechtzeitig geliefert? Und wie sollen sie überhaupt finanziert werden?

Auch der voraussichtliche Bedarf an entsprechend qualifizierten Mitarbeitern kann zuverlässiger geplant werden. Selbst passende Mitarbeiter für Hilfsarbeiten sind kurzfristig nicht so einfach zu bekommen, von Facharbeitern ganz zu schweigen. Außerdem müssen sie eingearbeitet werden und sind in dieser Phase nicht nur wenig produktiv, sondern binden auch noch Kapazitäten Ihres Stammpersonals.

Sobald Sie abschätzen können, was an Auftragsvolumen auf Sie zukommt, können Sie rechtzeitig entsprechende Vorkehrungen treffen. Es schadet Ihrem Unternehmen, wenn Sie die Nachfrage wegen Kapazitätsengpässen nicht bedienen können. Notfalls können Sie von vornherein längere Bearbeitungszeiten mit Ihren Auftraggebern vereinbaren und sich damit Luft für die weiteren erwarteten Aufträge verschaffen.

3. Bei der Umsatzplanung
Auch wenn Sie vielleicht nicht groß darüber reden wollen: Sie haben sich hoffentlich für das laufende Jahr bereits ein realistisches oder vielleicht sogar ein anspruchsvolles Umsatzziel gesetzt. Zumindest sollten Sie genau wissen, welchen Umsatz Ihr Unternehmen mindestens machen muss, um die laufenden Kosten zu decken und keine Verluste einzufahren.

Mit den gewichteten Angeboten können Sie deutlich sicherer absehen, ob Ihr Unternehmen auf dem richtigen Weg ist. Falls dem nicht so ist, bleibt Ihnen mehr Zeit entsprechend zu reagieren. Sie können zum einen den Vertrieb noch rechtzeitig ankurbeln, um den geplanten Umsatz doch noch zu erreichen. Zum anderen ist noch Zeit, damit entsprechende Maßnahmen zur Kostensenkung greifen. Je eher eine sich abzeichnende Unternehmenskrise erkannt wird, umso leichter lässt sie sich abwenden.

4. Bei der Liquiditätsplanung
Umsatzwachstum geht in der Regel mit zusätzlichem Finanzierungsbedarf einher. Selbst wenn keine größeren Investitionen notwendig sind, müssen Sie doch mehr Material einkaufen, vielleicht mehr Mitarbeiter bezahlen und darüber hinaus die ein oder anderen zusätzlichen Dinge anschaffen. Alles zusammen kann schnell den vorhandenen Finanzierungsspielraum sprengen.

Mit der Analyse der gewichteten Angebote können Sie besser absehen wieviel Geld Sie zusätzlich brauchen und sich rechtzeitig um die notwendige Finanzierung kümmern. Werden Sie von den Aufträgen überrollt, kann es schnell zu ernsthaften Liquiditätsengpässen kommen. Sind die Kreditlinien schon am Anschlag, müssen Sie Ihre Lieferanten hinhalten und können vielleicht sogar die Löhne und Gehälter nicht mehr pünktlich bezahlen, wird es schwer zusätzliches Geld zu bekommen. Dann bleibt nur, ein Finanzierungsloch zu stopfen, indem ein anderes aufgerissen wird. Und das geht meist nicht lange gut.

5. Um an Kredite zu kommen
Anhand der gewichteten Angebotszahlen können Sie Ihre Umsatz- und Liquiditätsplanungen überzeugender gegenüber Ihrer Bank belegen. Außerdem sind die Chancen größer, dass am Ende des Jahres Ihre Planzahlen mit der tatsächlichen Unternehmensentwicklung zusammenpassen. Ihre Planungen waren offensichtlich keine Luftschlösser. Im Gegenteil: Sie belegen, dass Sie als fähiger Unternehmer zielgerichtet agieren und nicht nur auf Entwicklungen reagieren. Damit stärken Sie die Vertrauensbasis Ihrer Geldgeber.

Allein aufgrund von Erfolgen in der Vergangenheit gibt heute keine Bank mehr Kredite. Geld gibt es nur, wenn sie davon überzeugt ist, dass das Unternehmen auch in Zukunft erfolgreich sein wird. Daher hat die Beurteilung der Managementqualitäten mittlerweile auch einen entscheidenden Einfluss auf das Ratingergebnis. Je besser die Ratingeinstufung, umso leichter kommen Sie an Kredite und umso günstiger sind die Konditionen.

Fazit:
Angebotscontrolling lässt sich ohne teure Investitionen und ohne großen Aufwand im Unternehmen umsetzen. Wird es konsequent fortgeführt, erlaubt es Ihnen einen Blick auf künftige Entwicklungen. So können Sie Ihre Planungen und unternehmerischen Entscheidungen auf ein tragfähiges Fundament stellen. Außerdem sammeln Sie Pluspunkte beim Rating. Damit kommen Sie leichter an die für das Unternehmenswachstum notwendigen Finanzierungen.

Wenn Sie wissen wollen, wie Sie beim Angebotscontrolling Schritt für Schritt vorgehen, bitte hier klicken. Zudem habe ich eine Excel-Datei vorbereitet, mit der Sie sofort mit Ihrem Angebotscontrolling loslegen können. Sie steht zum kostenlosen Download bereit.