Zugegeben, die Situation ist nicht angenehm: Im Posteingang stapeln sich die Rechnungen, aber auf den Konten ist nicht genug Geld um alles bezahlen zu können. Wenn es Ihnen gerade auch so geht, sind Sie damit nicht alleine. Im Business kann es immer wieder mal zu Engpässen kommen – sogar wenn die Auftragsbücher voll sind, kann es zu Zahlungsengpässen kommen. Das Schlechteste, was Sie machen können: Den Kopf in den Sand stecken und darauf warten, dass sich das Problem von alleine löst. Das tut es nämlich nicht, im Gegenteil: Mit jedem Tag, an dem Sie nichts unternehmen, verschärft sich die Situation. Das einzig Wahre: Hemmungen überwinden, und offen und ehrlich auf die Geschäftspartner zuzugehen.
Schritt 1: Überblick
In dieser Situation ist es extrem wichtig sich erstmal einen Überblick zu verschaffen: Welche offenen Rechnungen sind überhaupt im Haus und wann sind welche Rechnungen zu bezahlen? Am besten, Sie machen sich gleich eine Aufstellung mit den einzelnen Rechnungssummen, aufsteigend sortiert nach Fälligkeit. Die Rechnungen, die bereits zur Zahlung fällig sind streichen Sie rot an und addieren die Beträge. Das gleiche machen Sie mit den Rechnungen, die innerhalb der kommenden Woche fällig werden.
Schritt 2: Außenstände
Jetzt kümmern Sie sich um Ihre eigenen Rechnungen an Ihre Kunden. Vermutlich werden Sie feststellen dass einige davon auch schon längst zur Zahlung fällig sind. Das ist dann auch einer der Gründe, warum bei Ihnen gerade das Geld knapp ist! Machen Sie auch hier eine Aufstellung: Eine Liste mit den überfälligen Zahlungen, bei denen Sie sofort zum Telefonhörer greifen! Ja, anrufen – nicht etwa irgendeine Serienbrief-Mahnung per Post schicken und auch nicht per E-Mail. Persönliche Mahnungen werden nämlich nicht so leicht ignoriert: Fordern Sie freundlich, aber sehr bestimmt die sofortige Bezahlung. Zum einen ist es Ihr gutes Recht, Sie haben Ihren Part erledigt und das rechtzeitige Überweisen Ihrer Rechnung gehört zum Auftrag mit dazu. Und: Sie werden nicht glauben, bei wie vielen Firmen gilt: „Wer am lautesten schreit bekommt als erstes Geld.“ – Lassen Sie sich nicht vertrösten, sondern nageln Sie den Empfänger auf einen konkreten Termin fest, „auf Ihrem Konto eingehend“. Bei allen demnächst fällig werdenden Rechnungen, bitte sofort am Tag nach Fälligkeit den Zahlungseingang prüfen und wenn das Geld nicht da ist, anrufen und an den Termin erinnern.
Schritt 3: Anreize
Es ist keine Schande, ausgewählte Kunden anzurufen und die aktuell angespannte Situation zu erklären. Viele Firmen kennen temporäre Zahlungsengpässe aus eigener Erfahrung und sind daher bereit, Ihre Rechnung schnell zu bezahlen. Zur Not können Sie auch mit der Einräumung zusätzlicher Skonto oder anderweitigen Vergünstigungen „nachhelfen“. Scheuen Sie sich nicht – auch bei laufenden Projekten – Ihre Kunden um Anzahlungen zu bitten. In aktuellen Notlagen helfen sie erfahrungsgemäß lieber aus, als einen Lieferausfall zu riskieren. Selbstverständlich schreiben Sie Ihre Rechnungen – besonders in dieser Situation – so schnell wie es vertraglich möglich ist und bieten attraktive Skonti für besonders schnelle Zahlung an.
Schritt 4: Strategie
Nachdem Sie jetzt wissen, mit welchen Geldeingängen Sie in den nächsten 14 Tagen rechnen dürfen, können Sie einen Plan aufstellen, wann Sie welche Rechnung bezahlen wollen. Erster Anhaltspunkt: Ist die Rechnung schon überfällig? Denn abgesehen davon, dass Sie andere in die Bredouille bringen, führt es zu Mehrarbeit, höheren Kosten und Ärger, wenn andere ihrem Geld nachlaufen müssen. Das ist auch für die Geschäftsverbindung insgesamt wichtig. Weitere Anhaltspunkte: Besteht ein gutes Verhältnis zwischen Ihnen und Ihrem Lieferanten? Sind Sie auf seine pünktlichen Lieferungen besonders angewiesen?
Schritt 5: anrufen
Für viele ist das der schwerste Schritt. Machen Sie sich vorher eines klar: Vorübergehende Zahlungsengpässe haben die meisten Unternehmen schon mal erlebt und können ihre Lage nachvollziehen. Schließlich ist das Unternehmen meist nicht alleine für diese Situation verantwortlich, sondern auch Kunden, die nicht rechtzeitig zahlen. Wenn Sie hier aktiv handeln und Eigenverantwortung beweisen, wird man Ihnen das hoch anrechnen und in der Regel auch entgegenkommen, indem man Ihnen einen Aufschub gibt oder auf eine Ratenzahlung eingeht.
Zum „Aufwärmen“ fangen Sie mit den Gläubigern an, von denen sie am ehesten meinen, Verständnis zu finden. Erklären Sie ihnen offen, dass Sie momentan Zahlungsschwierigkeiten haben und bieten Sie Lösungsmöglichkeiten an. „Bei uns ist es gerade mit dem Geld etwas knapp, aber bis zum …. werde ich Ihre Rechnung bezahlen. Geht das in Ordnung?“ Oder Sie bieten konkrete Teilzahlungen an. Da Sie einen klaren Überblick haben, was Sie wann verteilen können und wer Vorrang hat, können Sie realistisch das verfügbare Geld einteilen. Planen Sie sicherheitshalber einen zeitlichen Puffer von mindestens einer Woche gegenüber Ihren Planungen ein.
Bitte machen Sie nie leere Versprechungen! Sollten Sie sogar eine Ratenzahlung nicht halten können, heißt es sofort, wieder aktiv zu werden. Nur dann können Sie Unmut vermeiden und verhindern, dass der andere den teuren Weg über Inkassobüro oder Mahnbescheid geht.
Nur Mut!
Wenn Sie das erste Telefonat hinter sich gebracht haben, werden die nächsten schon viel leichter gehen. Vor allem, weil Sie merken, wie sehr Ihr Gegenüber es schätzt, dass Sie aktiv werden – denn die meisten tun das leider nicht. Ein offenes Gespräch stärkt in vielen Fällen sogar das Vertrauensverhältnis zwischen Ihnen und Ihren Geschäftspartnern.
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